Dobropisy s automatickou kontrolou súm a prepojením na sklad
V Trialexe sme doplnili dlho očakávaný nový modul Dobropisy, vďaka ktorému viete vystaviť dobropis priamo z existujúcej faktúry. Systém za vás automaticky stráži maximálnu výšku dobropisovania, umožňuje vystaviť aj viac dobropisov k jednej faktúre a pri skladových položkách inteligentne rieši aj spätné naskladnenie náhradného dielu.
Ako sa k novému modulu dopracujete a ako ho vytvoriť?
Dobropis nevystavujete izolovane „na zelenej lúke“, celý proces sme logicky naviazali na existujúcu fakturáciu. Prístup je veľmi intuitívny:
-
Prejdite do modulu Faktúry.
-
V zozname faktúr kliknite pri konkrétnom doklade na sendvičové menu (ikona s možnosťami) a zvoľte akciu Vystaviť dobropis.
-
Následne vás systém automaticky presmeruje do modulu Dobropisy, kde sa rovno otvorí formulár na vytvorenie dobropisu. Všetky položky sú tu skopírované 1:1 presne tak, ako boli v samotnej faktúre, vrátane údajov o zákazníkovi, vozidle a s pevnou väzbou na pôvodný doklad.
-
Upravíte si sumy, množstvá alebo položky podľa potreby a kliknete na tlačidlo Vytvoriť nový dobropis.
Dokonalý obojsmerný prehľad vďaka zeleným značkám
Po vytvorení dobropisu vás systém hodí do zoznamu všetkých dobropisov. Pri každom zázname dobropisu okamžite vidíte zelenú značku s číslom faktúry, z ktorej bol vystavený. Keďže každý dobropis eviduje vždy práve jednu pôvodnú faktúru, máte hneď jasný a jednoznačný prehľad o jeho pôvode.
Tento prehľad však funguje obojsmerne! Ak následne prejdete späť do modulu Faktúry, pri konkrétnom zázname faktúry uvidíte zelené značky s číslami dobropisov. A keďže k jednej faktúre môžete postupne vystaviť aj viacero dobropisov, systém vám tu prehľadne vypíše formou zelených značiek všetky dobropisy, ktoré k danej faktúre patria. Používateľ tak má na oboch stranách stopercentnú kontrolu.
Inteligentné stráženie súčtov a prehľad na formulári
Dobropis v praxi vzniká najčastejšie vtedy, keď potrebujete opraviť už vystavenú faktúru – či už ide o vrátený tovar, opravu ceny alebo zmenu rozsahu dodania. Názvy položiek ostávajú prevzaté z faktúry a nemenia sa, aby bolo vždy jasné, čo presne sa dobropisuje.
Systém prísne stráži výšku súm. Dobropisov k jednej faktúre môže byť viac, ale ich celková suma nemôže nikdy prekročiť hodnotu pôvodnej faktúry. Navyše, priamo na formulári nového dobropisu máte informačný blok s prehľadom pôvodnej faktúry (číslo, cena, dátumy a zoznam už existujúcich dobropisov), vďaka čomu viete, koľko ste už z danej faktúry dobropisovali.
Prepojenie na sklad: Spätné naskladnenie jedným klikom
Veľmi dôležitou novinkou je práca so skladovými položkami. Ak je na faktúre náhradný diel, pri tvorbe dobropisu sa môžete rozhodnúť, či sa má daný diel aj fyzicky vrátiť späť na sklad.
Pri položke stačí potvrdiť voľbu Vrátiť na sklad a systém automaticky vytvorí príslušný skladový pohyb. Tento pohyb sa okamžite zapíše do histórie skladovej karty, kde sa zobrazí textom v štýle „+1 ks vrátený cez dobropis“ a pod ním je klikateľný odkaz na konkrétny doklad (napr. Dobropis 20260027).
Známe prostredie a exporty
Modul Dobropisy je plne pripravený na bežnú agendu. Dobropis sa dá zobraziť, stiahnuť ako PDF alebo odoslať e-mailom priamo zo zoznamu. PDF výstup je lokalizovaný podľa jazyka firmy a vizuálne nadväzuje na vzhľad vašich faktúr, takže pracujete v známom prostredí bez zbytočných rozdielov medzi dokladmi.
Výsledkom je oveľa jednoduchší, presnejší a bezpečnejší proces opráv faktúr.
Krátke zhrnutie na koniec:
-
Jednoduchý štart: Dobropis vystavíte cez sendvičové menu priamo z existujúcej faktúry.
-
Obojsmerný prehľad: Zelené značky prepájajú faktúru s dobropismi (a naopak) priamo v zoznamoch dokladov.
-
Flexibilita a kontrola: K jednej faktúre môže byť viac dobropisov, no ich súčet nepresiahne pôvodnú sumu. Každý dobropis sa však viaže vždy iba na jednu faktúru.
-
Sklad pod kontrolou: Pri skladovej položke viete rozhodnúť, či sa má náhradný diel vrátiť späť na sklad.
-
Dokonalá stopa: Návrat dielu sa automaticky zapíše do histórie skladovej karty s väzbou na dobropis.
Tím Trialexa