Prehľadnejšie riadenie zákaziek a presná evidencia času v Trialexe

Prinášame novinku, ktorá poteší nejeden autoservis. Dlhodobo sme od našich zákazníkov počúvali, že by im výrazne pomohlo, keby si vedeli jednoduchšie evidovať čas strávený prácou na konkrétnych zákazkách.

Túto funkcionalitu sme v Trialexe zapracovali už pred niekoľkými rokmi. Postupne sme však zistili, že pôvodné riešenie vyhovovalo iba časti našich zákazníkov. Každý servis má totiž trochu iný spôsob práce, inú organizáciu tímu a iné nároky na evidenciu výkonov.

Preto sme sa rozhodli funkcionalitu prepracovať nanovo. Zobrali sme všetky pripomienky, ktoré sme za posledné obdobie nazbierali, a pripravili sme riešenie, ktoré je flexibilnejšie, prehľadnejšie a praktickejšie pre každodennú prácu v servise.

Čo bolo pre nás pri novej funkcionalite kľúčové?

Pri návrhu sme sa zamerali najmä na to, aby nová funkcionalita pomáhala nielen pri evidencii času, ale aj pri riadení zákaziek ako celku.

Dôležité pre nás bolo najmä:

• jednoduchá evidencia času stráveného na zákazke,
• možnosť evidovať viacero meraní času na jednej zákazke,
• možnosť, aby na jednej zákazke meralo čas viac zamestnancov súčasne,
• evidencia času na konkrétnych pracovných úkonoch,
• viacnásobná evidencia času na jednotlivých pracovných úkonoch,
• manažérsky prehľad nad stavom zákaziek v reálnom čase,
• prehľad naprieč celou dielňou,
• jednoduché priraďovanie evidovaného času na položky zákazky,
• systém blokovania práce na zákazkách podľa konkrétnych dôvodov,
• reportovanie evidovaných časov na zákazkách,
• reportovanie výkonov samostatne za každého zamestnanca.

Tieto požiadavky sme potrebovali spojiť do jednej komplexnej funkcionality tak, aby zostala jednoduchá na používanie a zároveň dostatočne flexibilná pre rôzne typy servisov.

Po dlhšom premýšľaní sme sa rozhodli využiť Kanban zobrazenie.

Čo je Kanban a prečo sme si ho vybrali?

Kanban je prehľadný spôsob organizácie práce pomocou kartičiek a stĺpcov. Každá kartička predstavuje jednu úlohu, v našom prípade jednu zákazku. Stĺpec, v ktorom sa kartička nachádza, ukazuje aktuálny stav zákazky.

V servise je tento spôsob práce veľmi prirodzený. Každá zákazka totiž prechádza určitými fázami. Najskôr čaká na spracovanie, následne sa naplánuje, potom sa na nej pracuje, v niektorých prípadoch sa môže zablokovať a nakoniec sa dokončí.

Preto sme v Trialexe pripravili Kanban tabuľu s týmito stavmi:

• Čaká na spracovanie,
• Naplánované,
• Pracuje sa,
• Blokované,
• Dokončené.

V praxi to znamená, že používateľ hneď vidí, ktoré zákazky ešte čakajú, ktoré sú už pripravené na servis, na ktorých sa aktuálne pracuje, ktoré sú pozastavené a ktoré sú hotové.

Hlavnou výhodou Kanbanu je jednoduchosť. Stav zákazky nemusíte hľadať v riadkoch tabuľky. Stačí sa pozrieť na tabuľu a okamžite vidíte, čo sa v servise práve deje.

Klasická tabuľka je stále výborná na vyhľadávanie, filtrovanie a prácu s väčším množstvom údajov. Kanban je však praktickejší vtedy, keď potrebujete rýchlo pochopiť aktuálny stav zákaziek a jednoducho ich presúvať medzi jednotlivými fázami.

Vďaka tomuto zobrazeniu má servis lepší prehľad, rýchlejšie odhalí problémové zákazky, jednoduchšie organizuje prácu tímu a znižuje chaos v každodennej prevádzke.

Kde nájdete nové Kanban zobrazenie v Trialexe?

Nové Kanban zobrazenie nájdete priamo v module Zákazky.

V hornej časti nad tabuľkou zákaziek pribudlo nové tlačidlo s názvom KANBAN. Po kliknutí na toto tlačidlo sa klasický tabuľkový zoznam zákaziek prepne na interaktívnu Kanban tabuľu.

Na tejto tabuli uvidíte všetky zákazky rozdelené podľa ich aktuálneho stavu. Každá zákazka je zobrazená ako samostatná kartička, s ktorou môžete ďalej pracovať.

Ako funguje kartička zákazky?

Každá kartička v Kanbane predstavuje jednu konkrétnu zákazku. Na kartičke vidíte dôležité informácie o zákazke a zároveň s ňou môžete interaktívne pracovať.

Podľa aktuálneho stavu zákazky ju môžete presúvať medzi jednotlivými stĺpcami, plánovať jej realizáciu, spúšťať meranie času, blokovať ju alebo ju dokončiť.

Výhodou je, že veľa dôležitých úkonov viete spraviť priamo z kartičky bez toho, aby ste museli zákazku otvárať v samostatnej úprave.

Praktický príklad: Ako pracovať so zákazkou v Kanbane

Najlepšie si fungovanie novej funkcionality vysvetlíme na konkrétnom príklade.

Predstavme si, že vytvárate novú zákazku pre konkrétneho zákazníka a vozidlo. Na zákazke zadáte aspoň jeden pracovný úkon a jednu skladovú položku.

Po vytvorení zákazky sa môžete prepnúť do Kanban zobrazenia a začať so zákazkou pracovať.

1. Vytvorenie zákazky

Najskôr si v module Zákazky vytvorte novú zákazku. Vyberte zákazníka, vozidlo a doplňte položky zákazky.

Odporúčame, aby zákazka obsahovala aspoň jeden pracovný úkon a jednu skladovú položku. Vďaka tomu si budete vedieť lepšie vyskúšať evidenciu času aj jeho následné prenesenie do položky zákazky.

2. Prepnutie do Kanban zobrazenia

Po vytvorení zákazky kliknite v module Zákazky na tlačidlo KANBAN.

Trialexa vám zobrazí Kanban tabuľu, na ktorej uvidíte zákazky rozdelené podľa ich aktuálneho stavu.

Novovytvorená zákazka sa zobrazí v prvom stĺpci s názvom Čaká na spracovanie.

3. Stav Čaká na spracovanie

Stav Čaká na spracovanie znamená, že zákazka je vytvorená, ale ešte nie je naplánovaná.

V tomto kroku si môžete na kartičke zákazky vybrať konkrétny zdvihák alebo zadať termín realizácie opravy. Trialexa vám ponúkne najbližší vhodný termín podľa rozsahu práce, ktorý ste pri zákazke odhadli.

Po výbere zdviháka alebo zadaní termínu realizácie sa kartička zákazky automaticky presunie do ďalšieho stĺpca s názvom Naplánované.

4. Stav Naplánované

Stav Naplánované obsahuje zákazky, ktoré sú pripravené na servis. To znamená, že zákazka už má naplánovaný termín alebo zdvihák a čaká sa iba na začatie práce.

V tomto stave má servis jasný prehľad o tom, čo je pripravené na realizáciu a ktoré zákazky budú nasledovať.

Keď začne mechanik alebo zamestnanec na zákazke pracovať, stačí kartičku jednoducho presunúť myšou do stĺpca Pracuje sa.

5. Stav Pracuje sa a meranie času na zákazke

Po presunutí zákazky do stĺpca Pracuje sa môžete začať evidovať čas.

Na kartičke zákazky nájdete tlačidlo na spustenie merania času. Stačí kliknúť na tlačidlo play a Trialexa začne merať čas strávený prácou na konkrétnej zákazke.

Po dokončení práce alebo po prerušení práce meranie jednoducho zastavíte. Nameraný čas sa automaticky zaeviduje k danej zákazke.

Tento spôsob je vhodný najmä vtedy, keď chcete jednoducho sledovať celkový čas strávený na zákazke.

Detailnejšia evidencia času na pracovných úkonoch

Pre servisy, ktoré potrebujú presnejšiu evidenciu práce, sme pripravili aj detailnejší pohľad na zákazku v Kanban štýle.

Zákazku si môžete rozkliknúť a pracovať s ňou detailnejšie. V tomto zobrazení už nemusíte merať čas iba na celej zákazke, ale aj na jednotlivých pracovných úkonoch.

To znamená, že ak máte na zákazke napríklad položku Práca, môžete na ňu evidovať výkony jednotlivých zamestnancov vrátane dátumu, času a konkrétneho trvania práce.

Takto získate presný prehľad o tom, kto na zákazke pracoval, kedy na nej pracoval a koľko času daná práca reálne zabrala.

Táto možnosť je praktická najmä pri zákazkách, ktoré trvajú dlhšie ako jeden deň, alebo pri zákazkách, na ktorých pracuje viac zamestnancov.

Ako pracovať s nameraným časom na položkách zákazky?

Nameraný čas nemusí zostať iba ako interná evidencia. V Trialexe s ním viete ďalej pracovať aj priamo v úprave zákazky.

Po otvorení úpravy zákazky sa pri každej položke zobrazuje celkový odpracovaný čas. Tento čas si viete jedným kliknutím preniesť ako množstvo na konkrétnu položku.

Príklad:

Ak je na položke zaevidovaný celkový čas 1 hodina a 30 minút, Trialexa ho vie preniesť do množstva ako 1,5 hodiny.

Vďaka tomu vám neujde žiadna odpracovaná minúta a znížite riziko, že servis príde o peniaze za prácu, ktorá bola reálne vykonaná, ale nebola správne vyúčtovaná.

Stav Blokované

Nie každá zákazka môže prejsť servisom bez prerušenia. Niekedy chýba náhradný diel, niekedy je potrebné špeciálne náradie alebo musí do opravy vstúpiť externý servis.

Práve na takéto situácie slúži stav Blokované.

Do tohto stĺpca môžete presunúť všetky zákazky, na ktorých je práca dočasne pozastavená. Pri blokovaní zákazky si môžete vybrať aj konkrétny dôvod blokácie.

Medzi dôvody blokovania patria napríklad:

• chýba náhradný diel,
• nevieme si s tým poradiť,
• chýba špeciálne náradie,
• realizuje externý servis.

Vďaka tomu má manažér okamžitý prehľad o tom, prečo sa na zákazke nepracuje. Nemusí sa pýtať každého zamestnanca osobitne ani hľadať informácie v poznámkach.

Ak je problém vyriešený, zákazku môžete presunúť späť do práce alebo do ďalšieho vhodného stavu.

Evidencia času aj bez používania Kanbanu

Pri návrhu funkcionality sme mysleli aj na servisy, ktoré nechcú alebo zatiaľ nepotrebujú využívať celé Kanban riadenie zákaziek.

Preto sme evidenciu času zapracovali aj priamo do úpravy samotnej zákazky.

Ak chcete používať iba túto časť funkcionality, stačí si otvoriť konkrétnu zákazku. Pod každou položkou v stĺpci Počet nájdete nové tlačidlo so stopkami.

Po kliknutí na toto tlačidlo môžete manuálne zaevidovať:

• konkrétneho zamestnanca,
• konkrétny deň,
• čas práce,
• trvanie práce na danej položke.

Na každú položku môžete vytvoriť neobmedzený počet evidencií času. To znamená, že ak na jednej položke pracovalo viac zamestnancov alebo sa práca realizovala vo viacerých dňoch, všetko si viete prehľadne zaznamenať.

Po zaevidovaní času sa vám po zatvorení okna evidencie zobrazí pri stopkách celkový evidovaný čas. Kliknutím na šípku pri tomto čase sa celkový súčet automaticky prenesie do poľa Počet.

Pre koho je nová funkcionalita určená?

Nová funkcionalita je vhodná pre malé aj väčšie autoservisy.

Menší servis ju môže používať jednoducho iba na evidenciu času pri položkách zákazky. Väčší servis môže naplno využiť Kanban zobrazenie, plánovanie práce, blokovanie zákaziek, meranie času na pracovných úkonoch a manažérsky prehľad nad celou dielňou.

Každý servis si tak môže vybrať vlastný spôsob používania podľa toho, ako má nastavené interné procesy.

Niekomu bude stačiť jednoduchá evidencia času. Iný servis využije celý Kanban proces od vytvorenia zákazky až po jej dokončenie a vystavenie dokladu.

Prečo sa oplatí evidovať čas na zákazkách?

Presná evidencia času pomáha servisu lepšie pochopiť, koľko práce reálne stojí za jednotlivými zákazkami.

V praxi to prináša viacero výhod:

• lepší prehľad o vyťažení zamestnancov,
• presnejšie vyúčtovanie práce zákazníkovi,
• menšie riziko straty na nevyfakturovanej práci,
• jasnejší prehľad o problémových zákazkách,
• lepšie plánovanie kapacity servisu,
• férovejšie hodnotenie výkonu zamestnancov,
• menej chaosu pri každodennom riadení dielne.

Ak servis neeviduje čas, často sa spolieha iba na odhad. Pri väčšom množstve zákaziek však odhady nemusia byť presné. Práve preto môže aj jednoduché meranie času výrazne pomôcť pri riadení práce aj pri ziskovosti servisu.

Zhrnutie

Nová funkcionalita v Trialexe spája Kanban riadenie zákaziek, evidenciu času, plánovanie práce, blokovanie zákaziek a prácu s odpracovaným časom priamo na položkách.

Cieľom bolo vytvoriť robustné, ale stále praktické riešenie, ktoré sa prispôsobí rôznym typom servisov.

Či už chcete využívať celý Kanban proces, alebo iba jednoduchú evidenciu času na položkách zákazky, Trialexa vám dáva možnosť vybrať si spôsob práce, ktorý vám najviac vyhovuje.

Veríme, že táto novinka vám pomôže získať lepší prehľad nad zákazkami, presnejšie evidovať prácu zamestnancov a zabezpečiť, aby vám pri fakturácii neušla ani jedna odpracovaná minúta.