Akceptácia zákazky zákazníkom

Chceli by sme Vám predstaviť novú zaujímavú funkcionalitu, ktorá zabezpečí transparentnejšiu komunikáciu medzi servisom a samotným zákazníkom autoservisu.

Aký problém táto funkcionalita rieši?

V servisných prevádzkach vo všeobecnosti vzniká najväčšia byrokracia priamo pri tvorbe zákazky (cenovej ponuky). Vytvorením zákazky to všetko len začína, hotový nacenený servisný úkon na vozidle v podobe zákazky je potrebné odkomunikovať s majiteľom vozidla. V tomto procese sa jednotlivé servisy navzájom líšia. Každý servis postupuje pri odkomunikovaní cien za servis individuálne. Jeden prípad zahŕňa telefonát od servisného technika so zaslaním ceny za servis cez SMS, iný prípad zahŕňa poslanie hotovej cenovej ponuky e-mailom alebo aj ďalšími inými spôsobmi.

Aké riešenie prináša Trialexa?

V tejto sekcii sa budeme venovať tomu, ako postupovať, ak chcete túto akceptáciu začať používať vo vašom autoservise.

Ešte pred samotným odoslaním zákazky zákazníkovi je veľmi dôležité vytvoriť emailové a SMS šablóny, ktoré budú obsahovať funkcionalitu sledovania a akceptácie zákazky.

1. Vytvorenie šablón:
   • Prejdite v menu do Nastavenia -> Administrácia -> E-mail.
   • Vytvorte emailovú šablónu, ktorá bude obsahovať premennú `$ORDER_BTN$`. Táto premenná bude automaticky v emaile nahradená tlačidlom “Otvoriť zákazku”, na ktoré ak zákazník klikne, bude presmerovaný na akceptáciu zákazky.

Ako odoslať zákazku na akceptáciu?

1. Vytvorenie zákazky:
   • Ako prvý krok vytvoríme zákazku (cenovú ponuku), ktorá bude obsahovať položkovo vypísané všetky potrebné servisné úkony, prípadne náhradné diely potrebné na realizáciu servisu.

2. Odoslanie zákazky:
   • Nájdite si túto zákazku priamo v tabuľke všetkých zákaziek.
   • Kliknite na Hromadné akcie a vyberte možnosť Poslať e-mailom.
   • Vyberte šablónu, ktorá obsahuje text a tlačidlo na akceptáciu zákazky a odošlite ju zákazníkovi.

3. Reakcia zákazníka:
   • Zákazníkovi príde email, kde klikne na tlačidlo “Otvoriť zákazku”.
   • Po kliknutí je zákazník presmerovaný na podstránku, kde si vie pozrieť zákazku (cenovú ponuku) a reagovať kliknutím na Akceptovať. Musí potvrdiť, že súhlasí so stanovenou cenou.
   • Ďalšia možnosť je kliknúť na Neakceptovať. V tomto prípade sa mu zobrazí priestor, kde napíše, prečo nesúhlasí, a odošle nepotvrdenú zákazku.

4. Sledovanie stavu zákazky:
   • V systéme vieme zároveň vidieť, ako váš zákazník s touto zákazkou pracuje.
   • Po odoslaní zákazky sa riadok odoslanej zákazky zafarbí na šedo, po otvorení na fialovo.
   • Po akceptovaní odoslanej zákazky sa zafarbí riadok na zeleno. Toto je pre nás ako servis signál, že na zákazke vieme začať pracovať.

Riešenie neakceptovaných zákaziek?

Bežne sa stáva, že zákazník neakceptuje cenovú ponuku z rôznych dôvodov. Vy ako servis tento dôvod uvidíte po rozkliknutí neakceptovanej zákazky. Môžete buď zákazku upraviť podľa požiadaviek zákazníka a znova ju odoslať na akceptáciu alebo jednoducho zákazku zmazať.

---

Tento vylepšený postup by mal zabezpečiť efektívnejšiu a transparentnejšiu komunikáciu medzi servisom a zákazníkom, čím sa zníži byrokracia a zlepší celková spokojnosť zákazníkov.