Moduly autoservisného systému Trialexa

Vozidlá

Modul Vozidlá je jadro evidencie áut v autoservise. V Trialexe spája technické údaje, VIN, servisnú históriu, stav tachometra, plánované udalosti a naviazané doklady do jedného prehľadného miesta. Keď sa vozidlo vráti po mesiacoch, servis má okamžite jasno, čo sa na ňom riešilo a aké diely či úkony boli použité.

Vozidlá evidujete s kompletnými údajmi a môžete ich filtrovať podľa EČV, zákazníka, značky, modelu alebo stavu. Upozornenia na STK, EK a diaľničnú známku pomáhajú ponúkať proaktívny servis a plánovať návštevy zákazníkov. Dôležité sú aj záznamy tachometra a synchronizácia údajov, ktoré znižujú chyby pri evidencii.

Ku konkrétnemu autu máte priradené zákazky, doklady, servisné protokoly, fotky a timeline udalostí. V praxi to zrýchľuje diagnostiku, uľahčuje komunikáciu a pomáha pri reklamáciách, pretože máte jasné dôkazy o vykonanej práci.

Zákazky

Modul Zákazky je centrum servisného workflow v Trialexe. Spája zákazníka, vozidlo, pracovné úkony, diely, doklady aj platby do jedného toku, takže každá zákazka má jasný stav a zrozumiteľný priebeh. Rieši typický problém servisov, kde sa informácie strácajú medzi príjmom, dielňou a administratívou.

Zákazku viete poslať zákazníkovi na schválenie emailom alebo SMS a systém eviduje otvorenie aj potvrdenie. Po odsúhlasení vytvoríte faktúru, zálohu alebo interný doklad jedným kliknutím bez ručného prepisovania. Ak zákazník platí na mieste, zákazku uzavriete aj cez pokladnicu, no rovnako ju viete uzavrieť cez fakturáciu alebo interný doklad podľa typu prípadu.

Pracovné úkony spravujete po položkách a ku každej položke priradíte konkrétneho mechanika. Získate presné dáta o tom, kto na zákazke pracoval, koľko času strávil a aký výkon odviedol. Tieto údaje sa automaticky premietajú do reportov, takže máte prehľad o produktivite a tržbách.

Modul má robustné filtre a prehľad stavov, preto okamžite vidíte, či je zákazka naplánovaná, v procese, dokončená alebo uzamknutá. Prepojenie na sklad, vozidlá a fakturáciu znižuje chybovosť a skracuje spracovanie na minimum.

Faktúry

Modul Faktúry v Trialexe je navrhnutý tak, aby fakturácia nevznikala izolovane. Je priamo prepojená so zákazkami, zákazníkmi, vozidlami aj skladom, takže doklad vždy vychádza z reálne vykonanej práce a spotrebovaného materiálu. Vďaka tomu sa eliminujú chyby pri prepisovaní a faktúry majú jasný pôvod.

Najdôležitejšia vlastnosť je vytvorenie faktúry priamo zo zákazky. Systém automaticky prenesie pracovné úkony, materiál, zľavy aj nastavenia DPH, pričom preberá údaje o zákazníkovi a vozidle. V module nastavujete číselné rady, splatnosti, formy úhrady a bankové údaje a máte podporu DPH aj bez DPH s kontrolou výpočtov na položkách.

Doklad môžete uzamknúť, aby sa po vystavení nemenil. Úhrady evidujete priamo v doklade a vidíte, či je faktúra uhradená, čiastočne uhradená alebo neuhradená. Pri väčších prevádzkach pomáhajú hromadné operácie, exporty do účtovníctva a odoslanie emailom priamo zo systému.

Prepojenie na zákazku dáva faktúre dôkaznú hodnotu, pretože vždy viete dohľadať, z čoho vznikla a čo bolo účtované. Fakturácia je vďaka tomu presná, rýchla a kontrolovateľná.

Zálohové faktúry

Modul Zálohové faktúry rieši bezpečnú prácu so zálohami v autoservise. Záloha chráni servis pri nákladných opravách a objednávaní dielov, kde potrebujete časť peňazí vopred. Bez systému sa zálohy ľahko strácajú alebo zle párujú.

V Trialexe je zálohová faktúra prepojená so zákazníkmi, zákazkami aj skladom, takže vystavenie prebieha bez chýb. Správa je prakticky totožná s fakturáciou, vidíte stav úhrady, sledujete splatnosť a počet dní po splatnosti a doklad môžete uzamknúť. Zálohu viete vytlačiť do PDF alebo poslať emailom priamo zo systému, čo uľahčuje komunikáciu so zákazníkom.

Interné faktúry

Modul Interné faktúry slúži na internú evidenciu práce a dielov bez toho, aby išlo o daňový doklad. Je kľúčový pri interných opravách, reklamáciách alebo testovacích zásahoch, kde potrebujete presne poznať náklady.

Interné faktúry vznikajú priamo zo zákazky a preberajú dôležité údaje o zákazníkovi, vozidle a položkách. Napojenie na sklad zabezpečuje správne interné vyskladnenie práce aj dielov, takže sklad sedí aj v situáciách, keď nevystavujete klasickú faktúru. Doklady viete uzamknúť a archivovať, čo uľahčuje kontrolu procesov aj manažérske vyhodnocovanie.

Úhrady

Modul Úhrady dáva záväzky a splatnosti pod kontrolu. V praxi rieši problém, keď sú platby roztrúsené, robia sa ručne a vznikajú chyby vo variabilných symboloch či IBAN.

Každá úhrada má v systéme jasne definované údaje o dodávateľovi, variabilnom symbole, IBAN, sume, splatnosti aj stave. Systém automaticky vyhodnocuje, čo je uhradené, po splatnosti alebo splatné v najbližších dňoch. Silnou stránkou je QR platobný príkaz, pre jednotlivé aj hromadné platby viete vytvoriť PDF prehľad s QR kódmi, ktorý výrazne zrýchľuje platenie bez prepisovania.

Reporty

Modul Reporty premieňa prevádzkové dáta na manažérsky prehľad o výkone autoservisu. Rieši situáciu, keď servis síce pracuje, ale nevie presne vyhodnotiť, čo zarába a kde stráca čas či maržu. Vďaka reportom vidíte reálne čísla a rozhodujete sa na základe dát.

V reportoch nastavíte obdobie, mechanikov, zákazníkov, vozidlá alebo typy dokladov. Viete porovnávať plánovaný čas so skutočne nameraným, sledovať tržby práce podľa mechanika alebo zákazky a vyhodnotiť efektivitu práce. Reporty pokrývajú ekonomiku servisu, tržby zo zákaziek, faktúr, interných faktúr aj pokladnice a umožňujú filtrovať podľa dátumu, mechanika či vozidla.

Výstupy si zobrazíte v tabuľke alebo grafe a exportujete do PDF pre interné porady a rozhodovanie. Modul nie je len o číslach, ale o optimalizácii procesov, pomáha odhaľovať rezervy a nastavovať lepšie plánovanie. Získate prehľad o ziskovosti aj o tom, kde servisu uniká výkon.

Pokladnica

Modul Pokladnica je plnohodnotné riešenie fiskalizácie pre autoservis. Trialexa je prepojená s pokladnicami Bowa a FiskalPro a dokáže vytvárať pokladničné doklady priamo z bežných servisných procesov.

Pokladničný doklad vystavíte z položkového bloku, zo zákazky alebo z úhrady faktúry. Podporované sú rôzne formy úhrad vrátane platby kartou a doklady sa automaticky odosielajú do fiskálneho zariadenia. Modul obsahuje aj uzávierky, vklady a výbery hotovosti, intervalové sumarizácie a prehľadnú históriu dokladov, takže máte kontrolu nad hotovosťou aj účtovníctvom.

Dodávatelia

Modul Dodávatelia je centrálny register partnerov, od ktorých nakupujete náhradné diely alebo služby. Získate kompletné identifikačné údaje, kontakty, bankové spojenie aj interné poznámky na jednom mieste.

Najväčšia pridaná hodnota je prepojenie dodávateľov so skladovými položkami. Ku jednej položke viete evidovať viacerých dodávateľov a ich katalógové čísla, čo zjednodušuje objednávanie a párovanie dodávok. Tým sa znižuje riziko omylov pri naskladnení a zvyšuje presnosť pri nákupe.

Príjemky

Modul Príjemky slúži na rýchle a presné naskladnenie tovaru do skladu. Rieši situácie, keď sa tovar prijíma chaoticky a nie je jasné, od koho prišiel, v akej cene a s akou maržou. Vďaka príjemkám máte jasný pôvod a kontrolu nad nákupom.

V príjemke prijmete diely, priradíte dodávateľa a zvolíte cieľový sklad. Pri veľkých dodávkach využijete import z CSV, ktorý pripraví položky bez ručného prepisovania. Jednu príjemku môžete rozdeliť do viacerých skladov alebo upraviť položky ešte pred uložením. Všetko zostáva prepojené so skladom aj dodávateľmi, takže pôvod a cena tovaru sú dohľadateľné.

Modul podporuje aj výstupy do PDF, čo uľahčuje internú kontrolu a archiváciu.

Skladové položky

Modul Skladové položky je srdcom skladového hospodárstva v Trialexe. Umožňuje evidovať všetky náhradné diely a materiál, sledovať stav zásob, rezervácie a dostupnosť v reálnom čase. Rieši problém, keď servis nevie, či diel reálne má a kde sa nachádza.

Každá položka má definovanú jednotku, ceny bez DPH aj s DPH a väzbu na skladové pohyby, takže vždy viete, odkiaľ sa diel zobral a kam išiel. Položky sú prepojené s dodávateľmi a katalógovými číslami, čo uľahčuje objednávanie a príjem. Viete nastavovať marže podľa použitia a držať sklad v súlade s realitou.

Vďaka filtrom a exportom je sklad vhodný aj na interné kontroly a reporting, najmä keď potrebujete vyhodnotiť pohyby či stav zásob. Výsledkom je presný prehľad o dostupnosti a ziskovosti skladových položiek.

Objednávky tovaru

Modul Objednávky tovaru prináša poriadok do nákupu dielov a materiálu. Rieši problém, keď objednávky vznikajú neformálne bez histórie a kontroly termínov. Vďaka systému máte jasný prehľad o tom, čo je objednané a kedy to má prísť.

Vytvoríte objednávku pre vybraného dodávateľa a systém automaticky predvyplní skladové položky podľa dodávateľa. Zároveň môže ponúknuť položky pod minimálnym stavom skladu, čím predchádza výpadkom. Sledujete stav objednávky, plánovaný termín dodania a po doručení prejdete priamo na príjemku. História objednávok je dostupná pre kontrolu aj plánovanie ďalších nákupov.

Sklad pneumatík

Modul Sklad pneumatík je systém na evidenciu a správu sezónnych pneumatík zákazníkov. Umožňuje evidovať sklady, boxy a ich kapacitu, sledovať obsadenosť a mať presné čísla o tom, koľko pneumatík je uložených a kde sa nachádzajú.

Ku každej sade evidujete majiteľa, značku, rozmer, dezén, sezónu a termíny uloženia. Vytvárate skladové lokácie a boxy s definovanou kapacitou a pneumatiky do nich viete priradiť alebo presunúť bez straty histórie. V špičke sezóny pomáha vyhľadávanie podľa značky či vlastníka, takže výdaj je rýchly a bez omylov.

Pracovný kalendár

Modul Pracovný kalendár je hlavná agenda servisu. Každý zamestnanec vidí primárne svoju naplánovanú prácu, takže má jasný prehľad, čo ho čaká a kedy.

Pri vytváraní udalosti môžete označiť, že ide o udalosť pre celú firmu. Takéto udalosti vidia všetci a dôležité informácie sa nestrácajú. Kalendár je prepojený so zákazkami, vozidlami a zdvihákmi, takže plánovanie je jednotné a nevznikajú duplicity. Vďaka kategóriám udalostí a rôznym pohľadom si každý nájde štýl práce, ktorý mu vyhovuje.

Zdviháky

Modul Zdviháky slúži na presné plánovanie práce na konkrétne dielenské pracoviská. Keď máte viac zdvihákov, nestačí všeobecný kalendár a potrebujete vidieť reálnu obsadenosť.

Udalosti plánujete priamo na konkrétny zdvihák a v dennom či mesačnom prehľade vidíte dostupnosť. Udalosti sa automaticky zobrazujú aj v pracovnom kalendári, takže máte detailný aj celkový pohľad. Modul zahŕňa správu zdvihákov a servisných termínov a umožňuje poslať servisnú požiadavku pri poruche.

Zamestnanci

Modul Zamestnanci rieši kompletnú správu tímu v autoservise. Ku každému zamestnancovi vytvoríte účet, nastavíte kontaktné údaje, rolu a oprávnenia.

Systém zabezpečí, že zamestnanec vidí v menu iba to, na čo má právo. To znižuje chybovosť, chráni knowhow a uľahčuje orientáciu v systéme. Práva môžete nastaviť po moduloch aj podmoduloch a určiť, kto môže len čítať a kto upravovať. Onboarding je vďaka tomu rýchly a bezpečný aj pri väčšom tíme.

Rezervácie

Modul Rezervácie umožňuje autoservisu získavať dopyty a rezervácie priamo z webu bez externých nástrojov. V Trialexe si vytvoríte kontaktný alebo rezervačný formulár a systém automaticky vygeneruje iframe, ktoré vložíte na web.

Zákazník vyplní formulár priamo na vašej stránke a požiadavka sa okamžite zobrazí v systéme. Každý nový dopyt viete spracovať a priradiť k existujúcemu zákazníkovi, pričom systém ho dokáže automaticky spárovať. Vďaka tomu máte kompletnú históriu na jednom mieste a rýchlejšie reagujete.

Modul je vhodný pre kontaktné aj rezervačné formuláre a výrazne zlepšuje plánovanie práce, pretože požiadavky nezostávajú bez odpovede.