Zefektívnite správu skladu s novým inventúrnym procesom

Pravidelná inventúra je kľúčovým procesom pre každú spoločnosť, ktorá pracuje s fyzickými zásobami. Zabezpečuje nielen prehľad o reálnom stave majetku, ale je aj nevyhnutnosťou z hľadiska účtovnej a daňovej legislatívy. Aby sme vám tento často zdĺhavý a administratívne náročný proces uľahčili, prinášame do systému Trialexa úplne novú funkcionalitu pre komplexnú správu inventúr.

V tomto článku si podrobne vysvetlíme, na čo nová funkcia slúži, aké problémy vám pomôže vyriešiť a prevedieme vás celým procesom krok za krokom.

Na čo nová funkcionalita slúži a aké problémy rieši?

Doterajšie metódy inventarizácie často zahŕňali neprehľadné papierové zoznamy, manuálne prepisovanie dát a vysoké riziko ľudskej chyby pri počítaní rozdielov. Nový inventúrny proces v Trialexe celý tento cyklus digitalizuje a automatizuje.

Hlavné výhody a riešenia, ktoré novinka prináša:

• Koniec manuálneho počítania rozdielov: Systém automaticky porovnáva evidenčný stav so skutočným stavom zadaným do Excelu. Okamžite a presne vyčísli rozdiely (manko alebo prebytok) aj s ich finančnou hodnotou.

• Minimalizácia chýb pri prepisovaní: Vďaka exportu súpisu do Excelu a jeho následnému importu po fyzickom prepočítaní úplne eliminujete potrebu ručného nahrávania stoviek položiek späť do systému. Systém skladové stavy upraví automaticky.

• Legislatívna istota a archivácia: Funkcionalita umožňuje definovať zodpovedné osoby a generovať formálne PDF reporty (inventúrne súpisy aj reporty rozdielov), ktoré sú kedykoľvek pripravené pre potreby účtovníctva alebo prípadnej kontroly.

• Historický prehľad: Všetky rozpracované aj ukončené inventúry zostávajú bezpečne uložené v systéme. Vždy viete dohľadať, aký bol stav skladu k presnému dátumu v minulosti a aké inventúrne zásahy boli vykonané.

• Flexibilita ocenenia: Možnosť zvoliť si ocenenie skladu s DPH alebo bez DPH zabezpečuje, že výstupy budú presne zodpovedať vašim interným účtovným štandardom.

Kompletný inventúrny proces v Trialexa (Krok za krokom)

Nižšie nájdete praktický postup, ako správne a bezchybne prejsť celým inventúrnym procesom, od prvotného nastavenia až po finálne vyhodnotenie rozdielov.

1. Kde inventúru spustiť

Spustenie procesu je rýchle a intuitívne priamo z vášho zoznamu zásob.

1. Prejdite do modulu Sklad (zoznam skladových položiek).

2. V hornom paneli kliknite na tlačidlo Inventúrny súpis.

2. Nastavenie inventúry

Po kliknutí sa otvorí konfiguračné okno (modal), kde definujete parametre vašej inventúry. Nastavte nasledujúce polia:

• Ku dňu: Toto je rozhodujúci dátum. Určuje evidenčný stav skladu ku konkrétnemu dňu, voči ktorému sa bude porovnávať realita.

• Začiatok / Ukončenie inventúry: Slúži na formálnu evidenciu obdobia, počas ktorého fyzická inventúra prebiehala (zobrazuje sa v dokladoch).

• Sklad: Vyberte konkrétny sklad (alebo viacero skladov), ktorý chcete do inventúry zahrnúť, prípadne zvoľte možnosť Všetky sklady.

• Ocenenie skladu (Bez DPH / S DPH): Určuje, podľa ktorej ceny sa vypočíta finančná hodnota vašich zásob.

• Zahrnúť nulové stavy: Zapnite iba v prípade, ak potrebujete v súpise vidieť aj položky, ktorých aktuálny evidenčný stav je 0.

• Zobraziť rezervácie: Ak je funkcia aktívna, v súpise pribudne stĺpec s počtom rezervovaných kusov.

• Zodpovedná osoba / Inventúru vykonali: Priraďte zodpovedných pracovníkov. Tento krok je dôležitou súčasťou legislatívnej evidencie.

• Poznámky: Voliteľné pole pre vaše interné záznamy.

3. Export inventúrneho súpisu

V tom istom okne máte k dispozícii dve možnosti exportu podkladov:

• Export Excel: Tento súbor použijete na samotnú fyzickú inventúru v teréne. Obsahuje bunky pripravené na zápis skutočných stavov.

• Export PDF: Slúži ako formálny, "oficiálny" výstup aktuálneho evidenčného stavu pre potreby archivácie.

4. Vyplnenie Excelu (Fyzická inventúra)

Keď máte podklady stiahnuté, prejdite k fyzickému počítaniu zásob.

1. Otvorte stiahnutý Excel súbor.

2. Do pripraveného stĺpca Skutočný stav zapíšte reálne napočítané množstvá.

3. Rozdiel sa v tabuľke buď dopočíta automaticky, alebo môžete príslušný stĺpec nechať prázdny (systém si ho pri importe vypočíta sám).

4. Vyplnený súbor uložte.

5. Import vyplneného Excelu

Po ukončení počítania je potrebné vrátiť dáta späť do systému.

1. V module Sklad kliknite na tlačidlo Import inventúry.

2. Nahrajte váš vyplnený a uložený Excel súbor.

3. Čo sa stane po importe:

   • Inventúra prejde do stavu Spracované.

   • V histórii pohybov sa automaticky vytvoria inventúrne zásahy (príjmy pre prebytky, výdajky pre manká).

   • Skladové stavy v systéme sa okamžite aktualizujú podľa zadaného skutočného stavu.

6. Kontrola rozdielov

Vyhodnotenie inventúry je vďaka automatizácii otázkou niekoľkých kliknutí.

1. Prejdite do Histórie inventúr.

2. Pri inventúre, ktorá je v stave Spracované, kliknite na ikonu Rozdiely inventúry.

3. Otvorí sa vám prehľadná stránka, ktorá obsahuje:

   • Celkový sumár rozdielov (celkové manko, celkový prebytok a ich finančnú hodnotu).

   • Filtrovanú tabuľku, ktorá zobrazuje iba tie položky, pri ktorých vznikol nesúlad medzi evidenciou a realitou.

4. Priamo z tejto obrazovky môžete:

   • Stiahnuť PDF report len so zoznamom rozdielov.

   • Stiahnuť kompletný súpis v PDF.

   • Otvoriť si skladovú kartu konkrétnej položky v novom okne pre detailnejšiu kontrolu.

7. História inventúr

ModulHistória inventúr slúži ako váš centrálny archív. Vidíte tu všetky vytvorené súpisy a ich aktuálny status:

• Rozpracované: Export bol vytvorený, ale vyplnený súbor ešte nebol importovaný späť do systému. Stavy sa zatiaľ nemenili.

• Spracované: Import úspešne prebehol a skladové stavy boli upravené. Pri týchto inventúrach je kedykoľvek dostupná ikona „Rozdiely“ pre spätnú kontrolu.

Tipy pre správny a bezproblémový proces

• Pozor na rozhodujúci dátum: Dátum v poli Ku dňu nie je len formálny. Určuje presný moment, ku ktorému sa viaže evidenčný stav zásob. Uistite sa, že ho zadávate správne.

• Účtovná konzistencia: Ocenenie skladu (Bez DPH / S DPH) musí vždy korešpondovať s vaším interným spôsobom účtovania zásob, aby finančné výstupy z inventúry sedeli s účtovníctvom.

• Čistý pracovný súbor: Ak nepotrebujete prepočítavať historické položky, ktoré už na sklade nemáte, nechajte možnosť Zahrnúť nulové stavy vypnutú. Váš Excel tak bude podstatne kratší a prehľadnejší.

• Rezervácie: Ak pri fyzickom počítaní nezohľadňujete tovar, ktorý je už blokovaný pre zákazníkov, odporúčame vypnúť možnosť Zobraziť rezervácie pre zjednodušenie reportu.