Module des Werkstattsystems Trialexa

Fahrzeuge

Das Modul Fahrzeuge ist der Kern der Fahrzeugevidenz in der Werkstatt. In Trialexa verbindet es technische Daten, VIN, Servicehistorie, Tachostand, geplante Ereignisse und verknüpfte Dokumente an einem übersichtlichen Ort. Wenn ein Fahrzeug nach Monaten zurückkommt, sehen Sie sofort, was daran gemacht wurde.

Fahrzeuge werden mit vollständigen Daten erfasst und lassen sich nach Kennzeichen, Kunde, Marke, Modell oder Status filtern. Hinweise auf HU, AU und die Autobahnvignette helfen bei proaktivem Service. Wichtig sind auch Tachostand Einträge und die Synchronisierung von Daten, die Fehler bei der Erfassung reduzieren.

Zum Fahrzeug gehören Aufträge, Dokumente, Serviceprotokolle, Fotos und eine Timeline. Das beschleunigt die Diagnose, erleichtert die Kommunikation und hilft bei Reklamationen, weil Sie die ausgeführten Arbeiten belegen können.

Aufträge

Das Modul Aufträge ist das Zentrum des Service Workflows in Trialexa. Es verbindet Kunde, Fahrzeug, Arbeitspositionen, Teile, Dokumente und Zahlungen zu einem Ablauf. Jeder Auftrag hat einen klaren Status und eine verständliche Struktur, sodass keine Informationen zwischen Annahme, Werkstatt und Verwaltung verloren gehen.

Sie können den Auftrag per E Mail oder SMS zur Freigabe senden und das System protokolliert Öffnung und Bestätigung. Nach Freigabe erstellen Sie Rechnung, Anzahlung oder internen Beleg mit einem Klick, ohne manuelles Abschreiben. Bei Zahlung vor Ort schließen Sie den Auftrag über die Kasse, ebenso kann er über Rechnung oder internen Beleg abgeschlossen werden.

Arbeitspositionen verwalten Sie pro Zeile und ordnen sie konkreten Mechanikern zu. So erhalten Sie präzise Daten, wer woran gearbeitet hat und welche Leistung erbracht wurde. Diese Daten fließen automatisch in die Berichte und geben Einblick in Produktivität und Umsatz.

Das Modul bietet robuste Filter und Statusübersichten, dadurch sehen Sie sofort, ob ein Auftrag geplant, in Arbeit, erledigt oder gesperrt ist. Die Verknüpfung mit Lager, Fahrzeugen und Fakturierung reduziert Fehler und verkürzt die Bearbeitung.

Rechnungen

Das Modul Rechnungen ist so aufgebaut, dass die Fakturierung nicht isoliert entsteht. Es ist direkt mit Aufträgen, Kunden, Fahrzeugen und Lager verknüpft, daher basiert jeder Beleg auf realer Arbeit und Materialverbrauch. So vermeiden Sie Fehler beim Abschreiben und jede Rechnung hat einen klaren Ursprung.

Die wichtigste Funktion ist das Erstellen der Rechnung direkt aus dem Auftrag. Das System übernimmt Arbeitspositionen, Material, Rabatte und Mehrwertsteuer Einstellungen sowie die Kundendaten. Sie verwalten Nummernkreise, Fälligkeiten, Zahlungsarten und Bankdaten, mit Unterstützung für MwSt und ohne MwSt inklusive Prüfungen auf Positionsebene.

Belege können gesperrt werden, damit sie nach dem Ausstellen nicht mehr verändert werden. Zahlungen werden direkt in der Rechnung erfasst und der Status ist sofort sichtbar. Für größere Betriebe helfen Sammelaktionen, Exporte in die Buchhaltung und der Versand per E Mail aus dem System.

Die Verknüpfung mit dem Auftrag gibt der Rechnung Beweiskraft, weil Sie nachvollziehen können, woraus sie entstanden ist. Die Fakturierung ist dadurch präzise, schnell und kontrollierbar.

Anzahlungsrechnungen

Das Modul Anzahlungsrechnungen unterstützt eine sichere Arbeit mit Anzahlungen in der Werkstatt. Eine Anzahlung schützt bei teuren Reparaturen und bei der Bestellung von Teilen. Ohne System gehen Anzahlungen leicht verloren oder werden falsch zugeordnet.

In Trialexa ist die Anzahlung mit Kunden, Aufträgen und Lager verknüpft, daher entsteht sie ohne Fehler. Die Verwaltung ist wie bei der Fakturierung, Sie sehen Zahlungsstatus, Fälligkeit und Tage nach Fälligkeit und können den Beleg sperren. Die Anzahlung kann als PDF gedruckt oder per E Mail gesendet werden.

Interne Rechnungen

Das Modul Interne Rechnungen dient zur internen Erfassung von Arbeit und Teilen ohne steuerlichen Beleg. Es ist wichtig bei internen Reparaturen, Reklamationen oder Tests, wenn Sie die Kosten genau kennen müssen.

Interne Rechnungen entstehen direkt aus dem Auftrag und übernehmen relevante Daten. Die Lageranbindung sorgt für korrekte interne Auslagerungen, sodass das Lager auch ohne klassische Rechnung stimmt. Belege lassen sich sperren und archivieren, was die Prozesskontrolle erleichtert.

Zahlungen

Das Modul Zahlungen bringt Verpflichtungen und Fälligkeiten unter Kontrolle. Es löst das Problem von verteilten Zahlungen, manueller Arbeit und Fehlern bei Variablen Symbolen oder IBAN.

Jede Zahlung hat im System klare Angaben zu Lieferant, Variablen Symbol, IBAN, Betrag, Fälligkeit und Status. Das System wertet automatisch aus, was bezahlt, überfällig oder bald fällig ist. Die Stärke ist der QR Zahlungsauftrag, für einzelne und Sammelzahlungen erzeugen Sie ein PDF mit QR Codes, das Zahlungen ohne Abschreiben beschleunigt.

Berichte

Das Modul Berichte verwandelt Betriebsdaten in einen Management Überblick über die Werkstattleistung. Es löst die Situation, wenn viel gearbeitet wird, aber der Überblick über Umsatz, Zeitverlust oder Marge fehlt. Mit Berichten sehen Sie reale Zahlen und entscheiden auf Basis von Daten.

In den Berichten wählen Sie Zeitraum, Mechaniker, Kunden, Fahrzeuge oder Dokumenttypen. Sie vergleichen geplante mit gemessener Zeit, verfolgen Arbeitsumsatz pro Mechaniker oder Auftrag und bewerten die Effizienz. Die Berichte decken die Wirtschaftlichkeit der Werkstatt ab, Umsätze aus Aufträgen, Rechnungen, internen Belegen und Kasse, mit Filtern nach Datum, Mechaniker oder Fahrzeug.

Ausgaben sehen Sie in Tabellen oder Grafiken und exportieren sie als PDF für Besprechungen und Entscheidungen. Das Modul hilft, Reserven zu erkennen und die Planung zu verbessern. So erhalten Sie einen Überblick über Profitabilität und Leistung.

Kasse

Das Modul Kasse ist eine vollständige Fiskalisierungslösung für die Werkstatt. Trialexa ist mit Bowa und FiskalPro Kassen verbunden und erzeugt Kassenbelege direkt aus den Serviceprozessen.

Der Beleg wird aus Positionen, Auftrag oder Rechnung bezahlt erzeugt. Unterstützt werden verschiedene Zahlungsarten inklusive Kartenzahlung und die Belege werden automatisch an das Fiskalgerät gesendet. Das Modul enthält Tagesabschlüsse, Einlagen und Auslagen, Intervallzusammenfassungen und eine übersichtliche Beleg Historie, damit Sie Kontrolle über Bargeld und Buchhaltung haben.

Lieferanten

Das Modul Lieferanten ist ein zentrales Register der Partner, bei denen Sie Teile oder Dienstleistungen einkaufen. Es enthält vollständige Identifikationsdaten, Kontakte, Bankverbindungen und interne Notizen an einem Ort.

Der größte Vorteil ist die Verknüpfung der Lieferanten mit Lagerpositionen. Zu einem Teil können Sie mehrere Lieferanten und deren Katalognummern erfassen, was Bestellung und Wareneingang vereinfacht. Dadurch sinkt das Risiko von Fehlern bei der Einlagerung.

Wareneingang

Das Modul Wareneingang dient der schnellen und präzisen Einlagerung von Ware. Es löst Situationen, in denen Lieferungen chaotisch angenommen werden und Herkunft, Einkaufspreis oder Marge unklar sind. Mit Wareneingängen haben Sie klare Herkunft und Kontrolle über den Einkauf.

Im Wareneingang übernehmen Sie Teile, wählen den Lieferanten und den Zielbestand. Bei größeren Lieferungen nutzen Sie den CSV Import, der Positionen ohne Abschreiben vorbereitet. Einen Wareneingang können Sie auf mehrere Lager aufteilen oder Positionen vor dem Speichern anpassen. Alles bleibt mit Lager und Lieferanten verknüpft, sodass Herkunft und Preis nachvollziehbar sind.

Das Modul unterstützt auch PDF Ausgaben, was interne Kontrolle und Archivierung erleichtert.

Lagerartikel

Das Modul Lagerartikel ist das Herz der Lagerverwaltung in Trialexa. Es ermöglicht die Erfassung aller Teile und Materialien, Bestände, Reservierungen und Verfügbarkeit in Echtzeit. Es löst das Problem, wenn die Werkstatt nicht weiß, ob ein Teil wirklich vorhanden ist.

Jeder Artikel hat eine Einheit, Preise ohne und mit MwSt und eine Verbindung zu Lagerbewegungen, sodass Sie immer wissen, woher ein Teil kommt und wohin es geht. Artikel sind mit Lieferanten und Katalognummern verknüpft, was Bestellung und Wareneingang erleichtert. Sie können Margen nach Verwendung einstellen und das Lager in der Realität halten.

Mit Filtern und Exporten eignet sich das Lager auch für interne Kontrollen und Reporting, besonders wenn Sie Bewegungen oder Bestände auswerten. Das Ergebnis ist eine präzise Übersicht über Verfügbarkeit und Rentabilität.

Warenbestellungen

Das Modul Warenbestellungen bringt Ordnung in den Einkauf von Teilen und Material. Es löst das Problem von informellen Bestellungen ohne Historie oder Terminkontrolle. Dank System haben Sie einen klaren Überblick darüber, was bestellt ist und wann es ankommt.

Sie erstellen eine Bestellung für einen Lieferanten und das System füllt Lagerpositionen automatisch nach Lieferant vor. Es kann auch Positionen unter Mindestbestand vorschlagen, um Ausfälle zu vermeiden. Sie verfolgen den Status und den geplanten Liefertermin und wechseln nach der Lieferung direkt in den Wareneingang. Die Historie bleibt für Kontrolle und Planung erhalten.

Reifenlager

Das Modul Reifenlager ist ein System zur Erfassung und Verwaltung saisonaler Kundenreifen. Es ermöglicht die Verwaltung von Lagern, Boxen und Kapazitäten, die Auslastung und genaue Zahlen darüber, wie viele Reifen wo liegen.

Zu jedem Satz erfassen Sie Besitzer, Marke, Größe, Profil, Saison und Einlagerungsdaten. Sie erstellen Lagerbereiche und Boxen mit definierter Kapazität und können Reifen ohne Verlust der Historie zuordnen oder verschieben. In der Saison hilft die Suche nach Marke oder Besitzer, damit die Ausgabe schnell und fehlerfrei ist.

Arbeitskalender

Das Modul Arbeitskalender ist die Hauptagenda der Werkstatt. Jeder Mitarbeiter sieht seine geplanten Aufgaben und weiß, was ihn wann erwartet.

Beim Erstellen eines Termins können Sie markieren, dass er für die gesamte Firma gilt. Solche Termine sehen alle und wichtige Informationen gehen nicht verloren. Der Kalender ist mit Aufträgen, Fahrzeugen und Hebebühnen verknüpft, dadurch ist die Planung einheitlich und ohne Dopplungen. Mit Kategorien und verschiedenen Ansichten findet jeder seinen Arbeitsstil.

Hebebühnen

Das Modul Hebebühnen dient der präzisen Planung an konkreten Arbeitsplätzen. Wenn Sie mehrere Hebebühnen haben, reicht ein allgemeiner Kalender nicht aus und Sie brauchen die reale Auslastung.

Termine planen Sie direkt auf eine Hebebühne und sehen die Verfügbarkeit in Tages oder Monatsansichten. Termine erscheinen automatisch auch im Arbeitskalender, sodass Sie einen Detail und Gesamtblick haben. Das Modul enthält die Verwaltung von Hebebühnen und Serviceterminen sowie die Möglichkeit, eine Serviceanforderung bei Störung zu senden.

Mitarbeiter

Das Modul Mitarbeiter verwaltet das Team in der Werkstatt. Für jeden Mitarbeiter erstellen Sie ein Konto, legen Kontakt, Rolle und Rechte fest.

Das System stellt sicher, dass jeder nur das sieht, wozu er berechtigt ist. Das reduziert Fehler, schützt Know how und erleichtert die Orientierung. Rechte können pro Modul und Untermodul gesetzt werden und Onboarding bleibt auch bei größerem Team schnell und sicher.

Reservierungen

Das Modul Reservierungen ermöglicht Anfragen und Reservierungen direkt von der Website ohne externe Tools. In Trialexa erstellen Sie ein Kontakt oder Reservierungsformular und das System erzeugt automatisch ein iframe, das Sie auf Ihrer Website einfügen.

Der Kunde füllt das Formular auf Ihrer Seite aus und die Anfrage erscheint sofort im System. Jede neue Anfrage können Sie bearbeiten und einem bestehenden Kunden zuordnen, das System kann den Kunden automatisch matchen. Dadurch bleibt die Historie vollständig und Sie reagieren schneller.

Das Modul eignet sich für Kontakt und Reservierungsformulare und verbessert die Planung, weil Anfragen nicht unbeantwortet bleiben.